Як правильно оформити довіреність у Польщі для використання в Україні?

Якщо ви проживаєте в Польщі, це зовсім не означає, що всі юридичні питання в Україні потрібно вирішувати особисто. Продаж квартири, оформлення спадщини, розпорядження автомобілем, представництво в банку чи державних органах – у більшості випадків ці дії можна доручити іншій особі за допомогою нотаріально посвідченої довіреності.

На практиці саме оформлення довіреності викликає найбільше запитань. До якого нотаріуса звернутися? Чи підійде документ, посвідчений у Польщі? Чи потрібен апостиль? Де робити переклад, щоб документ без проблем прийняли в Україні?

У цій статті ми розглянемо весь процес: від підготовки документів до використання довіреності в Україні. Також пояснимо, на які моменти варто звернути особливу увагу, щоб уникнути поширених помилок і не витрачати час на повторне оформлення документів.

Чому оформлення довіреності у польського нотаріуса для використання в Україні – законно та зручно?

Українське законодавство передбачає можливість оформлення довіреності не лише в консульських установах України за кордоном, а й у нотаріуса держави перебування. Цю позицію офіційно підтверджує Міністерство юстиції України у роз’ясненні щодо оформлення довіреностей громадянами, які перебувають за кордоном. Міністерство прямо зазначає, що українці можуть посвідчити довіреність у місцевого нотаріуса, після чого документ використовується в Україні відповідно до вимог міжнародних договорів та законодавства України. Роз’яснення Міністерства юстиції України: https://www.kmu.gov.ua/news/miniust-roziasniuie-iak-oformyty-dovirenist-perebuvaiuchy-za-kordonom

Крім того, Нотаріальна палата України у своєму інформаційному листі звертає увагу, що довіреності, посвідчені нотаріусами іноземних держав, є належними нотаріальними документами. При цьому українське законодавство не вимагає їхньої реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей України, оскільки така реєстрація передбачена лише для довіреностей, посвідчених українськими нотаріусами. Інформаційний лист Нотаріальної палати України: https://npu.ua/news/inf-inoz-dovirenist/

Саме тому оформлення довіреності у польського нотаріуса є звичною та законною практикою для українців, які проживають або тимчасово перебувають у Польщі. Головне – правильно підготувати текст документа, врахувати вимоги до його подальшого використання в Україні та, за необхідності, виконати інші формальності, передбачені законодавством і міжнародними договорами.

Чи потрібно ставити апостиль на довіреність, оформлену в Польщі?

Коротка відповідь — ні, апостиль не потрібен.

Між Україною та Польщею діє міжнародний договір, який передбачає взаємне визнання офіційних документів без додаткового засвідчення. Тому документи, належним чином оформлені на території Польщі, можуть використовуватися в Україні без проставлення апостиля.

Перелік держав та міжнародних договорів, серед яких є і Польща, відповідно до яких офіційні документи не потребують апостиляції для використання в Україні, розміщений на порталі Міністерства юстиції України: https://minjust.gov.ua/m/str_2803

Як оформити довіреність у польського нотаріуса:

Крок 1. Визначте тип довіреності

Основні види довіреностей:

Генеральна довіреність — найширший документ. Дає повноваження продавати, купувати майно, управляти майном, вести юридичні та фінансові справи, представляти інтереси в держорганах, банках, суді та нотаріуса в Україні.
Довіреність на продаж або купівлю нерухомості — для продажу або купівлі квартири, будинку чи ділянки. Обов’язково містить адресу та характеристики об’єкта.
Довіреність на автомобіль — для продажу, постановки на облік або зняття з обліку авто з українською реєстрацією.
Довіреність на оформлення спадщини — для ведення спадкової справи: подачі заяви, отримання свідоцтва про спадщину.
Довіреність для банку — для управління рахунками, переказів або погашення кредиту.
Довіреність на отримання документів — для витребування дипломів, довідок, свідоцтв з українських установ.

Крок 2. Підготуйте документи

До візиту до польського нотаріуса підготуйте дані довірителя, представника в Україні та інформацію про дію, для якої видається документ. Зазвичай потрібні:

чинний документ, що посвідчує особу;
PESEL, якщо його присвоєно, та актуальна адреса в Польщі;
ПІБ, паспортні дані, адреса та РНОКПП представника;
дані про майно, авто, спадкову справу, рахунок або інший об’єкт;
підготовлений текст довіреності з конкретними повноваженнями.

Для складних дій не варто користуватися універсальним шаблоном. У такому випадку краще звернутися до “Euro-Notary” для консультації та подальшого супроводу, щоб уникнути зайвих проблем. Якщо певного повноваження немає в тексті, нотаріус, банк, ЦНАП або інша установа в Україні може відмовити представнику в цій дії.

Крок 3. Зверніться до польського нотаріуса

Проєкт довіреності краще надіслати до kancelaria notarialna (нотаріальної контори) до запису та уточнити, чи готовий нотаріус працювати з таким текстом. Польські нотаріальні дії вчиняються польською мовою. Якщо клієнт не володіє нею достатньо, може знадобитися присяжний перекладач.

При засвідчені справжності підпис ставлять у присутності нотаріуса або підтверджують перед ним, що раніше поставлений підпис є справжнім.

Польська довіреність може бути оформлена на звичайних аркушах. Відсутність українського спеціального нотаріального бланка не є проблемою. Значення мають посвідчувальний напис, дані нотаріальної контори, підпис та печатка нотаріуса.

Крок 4. Визначте вид нотаріального оформлення

У Польщі варто розрізняти засвідчення справжності підпису та довіреність у формі aktu notarialnego (нотаріального акта).

У першому випадку текст можна підготувати заздалегідь, у тому числі двома мовами, а нотаріус засвідчує підпис. Нотаріальний акт складає сам нотаріус за правилами польського нотаріату, основною мовою є польська.

Який варіант потрібен, залежить від змісту повноважень та вимог установи в Україні. Для складних дій форму краще погодити до запису до нотаріуса. Детальне порівняння цих двох способів доцільно розглядати окремо. Щоб заздалегідь визначитися зі способом, Ви можете звернутися до нашої компанії “Euro-Notary”, де спеціалісти швидко та зрозуміло нададуть відповіді на всі питання.

Крок 5. Замовте переклад для використання в Україні

Апостиль на польську довіреність для України не потрібен. Польськомовні частини документа потрібно перекласти українською.

Переклад потрібно робити в Україні та нотаріально його засвідчити. Український нотаріус може засвідчити вірність перекладу, якщо знає відповідні мови, або справжність підпису перекладача. Присяжний перекладач у Польщі може бути потрібен для самої нотаріальної дії, але це окреме питання.

Поради перед візитом до нотаріуса:

Надішліть проект довіреності нотаріусу заздалегідь.
Перевірте ПІБ, паспортні дані, PESEL та дані представника.
Уточніть, чи потрібен присяжний перекладач на зустрічі.
Не замовляйте апостиль, для польської довіреності він не потрібен.
Перед відправленням оригіналу в Україну зробіть скан усього документа, включно з посвідчувальним написом.

Підсумок

Оформити довіреність у Польщі для використання в Україні можна без поїздки до консульства і без апостиля. Головне – правильно визначити повноваження, погодити форму документа з польським нотаріусом, підписати його та підготувати переклад для України.

Найчастіше проблеми виникають через зміст документа: пропущене повноваження, помилку в даних, невідповідну форму або неправильно підготовлений переклад. Тому складну довіреність краще перевірити до візиту до нотаріуса.

Фахівці “Euro-Notary” допоможуть правильно визначити необхідні повноваження, підготувати двомовний текст довіреності та організувати її оформлення у польського нотаріуса. Це дозволить зменшити ризик помилок у документі, уникнути зайвих витрат і повторних візитів до нотаріуса.

FAQ

Чи потрібен апостиль на довіреність з Польщі?

Ні. Документи між Україною та Польщею приймаються без додаткової легалізації відповідно до чинного договору про правову допомогу.

Чи можна підготувати довіреність двома мовами?

Для засвідчення підпису це можливо, якщо конкретний нотаріус погоджується з таким форматом. Для нотаріального акта діють окремі правила.

Чи обов’язково робити переклад у Польщі?

Ні. Для використання документа в Україні потрібно робити переклад в Україні з нотаріальним засвідченням.

Як правильно оформити довіреність у Польщі для використання в Україні?

Чому оформлення довіреності у польського нотаріуса для використання в Україні – законно та зручно?